Desk booking : pour quelles raisons y recourir ? 

Aux antipodes de l’organisation « classique » du travail, le desk booking gagne du terrain au sein des entreprises modernes & avant-gardistes.

Pour la plupart, le flex office règne et offre un vent de liberté. En conséquence, plus aucun bureau n’est attitré à un collaborateur. Si sur le principe, les collaborateurs tout comme les entreprises y gagnent, cette affirmation est vraie, seulement à deux conditions.

D’une part, si elles parviennent à déterminer un « bon » taux de foisonnement. Autrement dit, un ratio adéquat & justifiable entre le nombre de postes de travail disponibles & le nombre de collaborateurs.

D’autre part, si elles intègrent un outil permettant à leurs collaborateurs de trouver facilement un poste de travail, afin que ce ne soit pas une course effrénée chaque matin, à la meilleure place.

Pour y parvenir, il existe divers outils de desk booking, facilitant l’organisation du travail, tout en offrant une gestion fluide & dynamique des espaces. Focus dans cet article !

Avant de poursuivre, qu’est-ce que le desk booking ?

Le desk booking est tout simplement une pratique qui permet aux collaborateurs d’une entreprise de réserver un poste de travail pour la journée, comme pour la demi-journée.

Pour ce faire, ils utilisent une solution digitale dédiée, comme Sharvy. Sur cette application, ils anticipent leur venue sur site, et indiquent en amont, la journée où ils souhaitent obtenir un poste de travail.

Une fois la demande effectuée, et après quelques minutes, l’outil va leur attribuer un bureau et va leur indiquer son emplacement dans l’entreprise. Cela, en fonction d’un algorithme & de règles d’usage définies au préalable par l’administrateur de la solution.

Par conséquent, il offre non seulement, une flexibilité précieuse, permettant aux collaborateurs de choisir l’environnement de travail qui convient le mieux à leurs besoins (poste de travail individuel, meeting box, huddle room, etc).

Mais en parallèle, il favorise un environnement de travail flexible & dynamique, propice à l’innovation & à la collaboration.

À qui s’adresse le desk booking ?

Le desk booking s’adresse principalement aux entreprises qui souhaitent adopter & réussir leur transition vers le flex office, mais également à celles qui embrassent des modèles d’organisation du travail hybrides.

Autrement dit, des modèles d’organisation entremêlant télétravail & présentiel, où aucun poste de travail est attribué à un collaborateur.

Ces organisations sont, bien souvent, considérées comme un atout essentiel pour allier performance & bien-être au travail, tout en favorisant une culture d’entreprise positive. Cependant, elles peuvent être difficiles à déployer de manière durable si un outil de desk booking n’est pas mis en place.

Par conséquent, le desk booking convient à toutes les entreprises qui optent pour ces nouvelles organisations du travail, plus « nomades » et plus flexibles. Et cela, quelle que soit la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, comme la zone géographique.

Dans quelles situations les entreprises doivent-elles recourir au desk booking ?

1.  Un déménagement d’entreprise.

Suite à l’adoption massive & décomplexée du télétravail, les entreprises observent un taux d’occupation de leurs bureaux en chute libre. Ces dernières années, elles constatent, amèrement, de nombreux espaces vacants qu’elles paient au prix fort.

Face à ce phénomène, il devient opportun pour ces dernières de réinvestir de manière plus stratégique et de repenser les usages jusqu’alors établis. Pour cette raison, la question du déménagement intervient.

Par conséquent, les entreprises sont nombreuses à rompre avec les traditionnelles places de bureaux attitrées. Avant tout, pour des motivations économiques. En rationalisant leurs mètres carrés et ainsi, en réduisant la surface de leurs locaux, elles espèrent diminuer les coûts fixes (loyer) et auxiliaires (dépenses énergétiques, nettoyage, chauffage, etc).

En corrélation, le déménagement d’une entreprise s’accompagne, bien souvent, d’une reconceptualisation des espaces & d’une mise en place de nouveaux modes de travail. Et là, se cache un projet tout aussi complexe & de longue haleine. Si pour certains, le déménagement rime avec « nouveauté » et « aventure », d’autres en revanche, ont plus de mal à réinvestir un nouveau site et à s’y sentir chez eux.

L’intégration d’un outil de desk booking permet non seulement aux entreprises de procéder à une optimisation raisonnée des mètres carrés, en évaluant avec précision le taux d’occupation moyen de leurs espaces de travail.

Mais cela permet également aux collaborateurs de réserver un poste de travail en amont de leur venue sur site, et ainsi, d’éloigner la crainte de ne pas avoir de place s’ils n’arrivent pas tôt le matin.

2.  Une mise en œuvre du flex office.

Derrière tout projet de flex office réside une imbrication d’enjeux organisationnels, autour de l’attraction et de la rétention des talents, de l’adoption de modes de travail plus transversaux et digitaux, et d’une refonte de l’espace au service de l’agilité et de la performance.

Cependant, la rupture qu’engendre le flex office face à l’héritage organisationnel des entreprises implique un mouvement d’opposition inévitable, avant d’être accepté.

Mais pas de panique ! Cette transition est classique chez les entreprises. Toutefois, la bascule entre les phases d’opposition et d’acceptation n’est pas innée. Et c’est compréhensible.

Mettez-vous à la place de vos collaborateurs : par son essence même, le flex office sonne la fin des espaces attitrés au sein des entreprises. Par conséquent, vous demandez à vos collaborateurs de s’installer tous les jours dans un nouvel espace de travail, peut-être pas au même étage, ni avec les mêmes personnes. Cela peut représenter un stress quotidien.

En parallèle, cette situation peut amplifier les stratégies de « contournement » adoptées par certains collaborateurs pour en compenser les inconvénients. Par exemple : arriver plus tôt pour avoir une place de parking, tout comme pour choisir le « meilleur » poste de travail…

Alors, pour éviter que les lève-tôt aient l’embarras du choix et qu’après 9h, les places se raréfient, l’introduction d’un outil de desk booking (comme Sharvy), est indispensable. Ainsi, vos collaborateurs peuvent réserver un poste de travail en amont de leur venue et éviter toute source d’angoisses.

Toutefois, le flex office ne s’improvise pas. Il s’apprend, se pratique et s’installe pas à pas.

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3.  Une intensification de la politique de télétravail.

Ce qui fut une modalité d’urgence il y a quelques années, est devenu au fil du temps une commodité appréciable puis, une exigence pour de nombreux collaborateurs. Un retour en arrière semble de fait exclu.

En conséquence, les entreprises sont nombreuses à intensifier leurs politiques de télétravail. Dans ce contexte, l’intégration d’un outil de desk booking est également de rigueur.

La raison est évidente : sans une solution dédiée, les entreprises ne peuvent pas suivre l’utilisation & l’occupation (en temps réel) de leurs bureaux. En ne bénéficiant pas de ces données, elles ne peuvent pas prendre des décisions éclairées sur l’agencement de leurs espaces, la planification de la capacité d’accueil (notamment, en cas de changements organisationnels comme saisonniers) et d’autres aspects de la gestion des installations.

À l’inverse, en introduisant un outil de desk booking, elles peuvent réguler la répartition des présences au bureau tout au long de la semaine. Cela, afin d’aplanir la courbe du lundi au vendredi, évitant ainsi que le bureau ne ressemble à une ville fantôme, en particulier le vendredi. Sans aucun doute, cette approche favorise un environnement de travail plus dynamique & plus engageant !

4.  Une volonté d’améliorer l’expérience collaborateur grâce à l’Activity Based Working.

L’idée cachée derrière la notion d’Activity Based Working est que chaque espace de votre entreprise doit répondre à une activité donnée. Nul besoin de réaliser de grands travaux, c’est davantage une question d’optimisation et d’aménagement d’espaces variés, évolutifs & modulables (huddle room, phonebox, espace de coworking, etc).

Le desk booking favorise justement la mise en œuvre de ce concept. Grâce à une application dédiée, vos collaborateurs ont la possibilité de choisir le lieu & le type de bureau qu’ils souhaitent pour la journée.

Par exemple, ils peuvent privilégier un espace de travail plus calme (phonebox) plutôt qu’un open-space, s’ils ont besoin de se concentrer pour leurs tâches de la journée. De même, les développeurs vont souvent préférer choisir un bureau avec un double-écran, qui va leur offrir une expérience plus fluide, une meilleure efficacité & un confort absolu pour travailler.

Par conséquent, l’adoption d’un outil de desk booking favorise le bien-être de vos collaborateurs, et promet une plus grande autonomie & un accroissement de l’efficacité de ces derniers.

Le choix du taux de foisonnement influence-t-il la pertinence d’un outil de desk booking ?

Oui. La mesure de votre taux de foisonnement est également un moyen de déterminer si votre entreprise doit recourir à un outil de desk booking.

• • • Si vous choisissez un taux de foisonnement relativement bas : par exemple, si celui-ci équivaut à 0,9 soit 9 postes de travail pour 10 collaborateurs, et bien ces derniers risquent de se (re)sédentariser en s’appropriant de nouveaux bureaux. Avec un tel taux, il est évident que vos collaborateurs ne rencontreront pas de difficultés à trouver un espace de travail. Le risque d’adopter un outil de desk booking est principalement que vos collaborateurs ne l’utilisent pas. Quelques rares élèves prendront certainement le pli de la réservation, mais la majorité ne le feront pas. Et oui, pourquoi réserver un poste de travail alors qu’ils sont certains d’en trouver un chaque matin ? Qui plus est, l’outil peut procurer un sentiment de frustration. Notamment, lorsqu’un collaborateur n’ayant pas effectué de réservation se retrouve à une place réservée par un autre. Le collaborateur bon élève, devra engager une négociation pour espérer récupérer son poste de travail.

• • • Si vous choisissez un taux de foisonnement (trop) élevé: par exemple, qu’il équivaut à 0,5 soit 5 postes de travail pour 10 collaborateurs, alors dans ce cas précis, vous risquez d’être confrontée à un désengagement de la part de vos collaborateurs. En conséquence, vous devrez certainement investir dans des tiers-lieux (corpoworking, espace de coworking, etc). Ce qui, évidemment, n’était sans doute pas l’objectif de départ.

Pour vous aider dans le calcul de votre taux de foisonnement, notez que 0,8 (8 postes pour 10 collaborateurs) est le taux qui peut naturellement être mis en œuvre sans télétravail, uniquement avec un cycle d’entreprise « classique » (déplacements, RTT, maladies, absences, etc). Ajoutez à cela, la rotation de vos collaborateurs grâce au télétravail.

Quelles fonctionnalités sont à privilégier dans le choix de votre outil de desk booking ?

Tout comme votre entreprise est unique, les besoins de vos collaborateurs le sont tout autant.

Ainsi, identifiez les solutions qui semblent répondre à vos besoins ainsi qu’à votre budget.

Par exemple, le recours massif au télétravail, en chœur avec les nouveaux modes d’organisation qui s’installent, comme le flex office, bouleverse également la gestion du parking. C’est pourquoi, il est peut-être judicieux de trouver une solution de Desk booking qui optimise non seulement les bureaux, mais également, la gestion du parking d’entreprise ? Dans ces cas-là, votre recherche est déjà plus affinée.

Pensez également à demander une démonstration des solutions envisagées. Si vous préférez, demandez à tester gratuitement l’application, comme nous le proposons chez Sharvy, pour disposer d’une expérience plus concrète.

Une fois cette réflexion menée, prenez conscience des fonctionnalités que l’on vous recommande ci-dessous :

• • Réservation & libération (si titulaire) intuitive d’un poste de travail.
  • Vue en temps réel des disponibilités selon les journées.
  • Ajout des critères de recherche (double écran, écran XXL, etc).
  • Gestion des réservations (modifier et annuler en quelques clics).
  • Définition de zones par équipes pour faciliter la cohésion & les interactions.
  • Rapport d’analyse & suivi du taux d’occupation de vos espaces de travail.
  • Plan dynamique des étages pour retrouver facilement son poste de travail.
  • Intégration SIRH & solutions tierces que vous utilisez en interne.
  • Option de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
  • Attribution automatique & équitable des places, selon des règles de priorité définies par l’administrateur.

Enfin, assurez-vous que la solution choisie vous apporte un bouquet de services afin d’obtenir des réponses rapides & efficaces en cas de problèmes. Par exemple, vérifiez qu’il offre :

• • Un accès à une FAQ en ligne.
  • Une formation des administrateurs, ainsi qu’un guide utilisateur.
  • Une base de connaissance pour répondre aux éventuels questionnements.
  • Un chargé de compte dédié et une assistance disponible par chat et par téléphone.

Il y a-t-il des risques à recourir au desk booking ?

L’un des inconvénients majeurs du desk booking est le risque du retour à la monotonie. Autrement dit, si vous laissez vos collaborateurs réserver ET choisir le poste de travail qu’ils souhaitent, le risque est qu’ils réservent quotidiennement le même poste de travail.

En conséquence, ils conservent finalement leurs anciennes habitudes de bureaux « attribués », et par manque de mobilité, les équipes ne se mélangent plus.

Mais grâce à la solution Sharvy, vous pouvez vous éloigner de ce fonctionnement. Sharvy est une solution d’optimisation des espaces de travail et non de confort, comme la majorité des solutions de Desk Booking. Ainsi, vos collaborateurs ne choisissent pas directement à côté de qui ils vont s’installer.

Sur l’application, ils déclarent qu’ils souhaitent obtenir un poste de travail pour le 15 juin par exemple, et ils précisent également s’ils souhaitent bénéficier d’un double écran, d’un espace de travail au calme, etc. Une fois la demande effectuée, la solution Sharvy attribue au collaborateur un poste de travail automatiquement, ou une zone (en cas de placement libre) selon un algorithme équitable.

Par conséquent, vos équipes se mélangent « forcément ». Grâce à cette organisation du travail, chaque jour est donc vecteur de nouvelles rencontres. Il devient possible de se retrouver à côté du CEO, du DRH, peu importe ! C’est un brassage vertueux, qui permet de créer un environnement de travail dynamique. Les synergies qui sont créées favorisent l’agilité, la productivité et la créativité.

En parallèle, pensez à privilégier un outil intuitif, avec un accompagnement de vos équipes & une certaine diligence de votre Service Client. Cela peut paraître évident, mais il convient de le rappeler : votre logiciel de Workplace Management doit être un gain de temps ! Si celui-ci n’est pas ergonomique pour vos équipes, son potentiel ne sera pas (correctement) mis à profit. En conséquence, la solution risque d’être délaissée par vos collaborateurs. Et votre investissement ne sera pas rentabilisé.

Comment réussir l’implémentation d’une solution de desk booking ?

Tout d’abord, et même si cela peut paraître évident, il convient de le rappeler : misez sur une communication claire & bienveillante. Expliquez aux équipes pourquoi ce changement est mis en place, en mettant en avant les bénéfices pour eux : plus de flexibilité, moins de stress, et une meilleure organisation.

Une fois la solution de desk booking en place, proposez des formations simples & accessibles pour familiariser tout le monde avec l’outil. L’idée est de rendre son utilisation intuitive, même pour les moins technophiles.

Enfin, restez à l’écoute des retours des collaborateurs : leurs suggestions & observations vous aideront à ajuster les règles & les fonctionnalités pour que le système corresponde vraiment à leurs besoins.

En conclusion

Si vous vous retrouvez dans l’une des situations évoquées ci-dessus, vous avez tout intérêt à recourir au desk booking. Seulement, si vous pensez que de nombreux collaborateurs peuvent être réticents aux changements, alors osez le Test & Learn à petite échelle, avant un déploiement à grande échelle.

Ces expérimentations sont effectuées sur une période donnée et sur un échantillon de collaborateurs : tantôt pionniers, tantôt représentatifs de l’ensemble de la population. Ils sont l’occasion de s’assurer que le flex office répond bien à des besoins opérationnels. Dans certains cas, ils permettent d’évaluer le niveau de maturité de l’entreprise et de déterminer si l’on souhaite prolonger l’expérience ou non.

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