Corpoworking : allier la QVCT aux optimisations des espaces de travail !

S’il faut faire la chasse aux dépenses inconsidérées, pourquoi ne pas débuter par les mètres carrés inutiles ? C’est la question que de nombreuses entreprises doivent à présent, se poser.

Les faits parlent d’eux-mêmes : en moyenne, et selon une étude menée par OpinionWay en février 2022, un collaborateur sur trois estime qu’au moins 50% des bureaux en entreprise, sont vides. Des espaces, non seulement inexploités, mais par-dessus tout : coûteux pour les entreprises.

C’est pourquoi, les entreprises doivent repenser et redynamiser ces espaces. D’une part, pour qu’ils redeviennent attractifs, et d’autre part, parce qu’ils pourraient même devenir une source de revenus supplémentaires pour les entreprises.

Pour y parvenir, nombreuses sont les entreprises qui désormais, se tournent vers le « workspace management », et décident de mutualiser leurs espaces avec leurs écosystèmes. Cela, en optant pour : le corpoworking.

Lumière sur une tendance qui privilégie le facteur humain et le bien-être au travail, en expérimentant de nouvelles pratiques !

Qu’est-ce que le corpoworking ? Définition et décryptage de cette tendance !

Nouveau mode d’organisation en vogue, le corpoworking transpose les codes du coworking au sein des entreprises. Ce néologisme, apparu de la fusion entre les mots « corporate » et « working », séduit de plus en plus les entreprises.

Il désigne tout simplement les entreprises qui aménagent des espaces de travail flexibles et collaboratifs, à l’image d’un coworking, mais au sein même de leurs locaux.

Dès lors, cela s’apparente à un tiers-lieu, dans lequel évoluent ensemble, des collaborateurs d’une même entreprise, provenant de différents services et de différents sites. Mais également, des personnes extérieures à l’entreprise, comme des prestataires, des indépendants, des freelances, et même des jeunes start-ups ! Cependant, il est à noter que les espaces de corpoworking ne sont tout de même pas ouverts à tous, et sont soumis à l’autorisation de l’entreprise d’accueil.

Par conséquent, le corpoworking propose une nouvelle dynamique de travail, entre les collaborateurs d’une même entreprise et des travailleurs externes.

À titre d’exemple, le groupe Orange a été le précurseur du corpoworking en créant « La Villa Bonne Nouvelle ». Un espace de 350 mètres carrés, situé au cœur du quartier de la Silicon Sentier, à Paris. Ouvert de 7h à 22h, le site a une capacité d’accueil de 50 postes de travail, que se partagent une soixantaine d’occupants. Et les résultats sont probants !

Depuis sa création, l’efficience et la productivité des collaborateurs ont été reconnues et saluées. 92% de ces derniers plébiscitent le site pour la mixité des occupants qui crée une véritable émulation, un renforcement du lien entre les équipes et un engagement plus fort au travail et à la culture de l’entreprise.

Pourquoi le corpoworking séduit-il de plus en plus d’entreprises ?

Le corpoworking répond aux ruptures dans l’organisation du travail et offre aux entreprises, de nombreux avantages ! En voici quelques-uns parmi les plus appréciés.

1.  Un espace de travail conçu pour faciliter la collaboration transverse et l’apprentissage

Ce n’est plus un secret : de la diversité naît les performances. C’est pourquoi, pour les entreprises, l’heure est au décloisonnement des équipes et… des esprits !

À vrai dire, c’est l’essence même du corpoworking. Ce sont des espaces ouverts et partagés, à l’inverse de l’organisation traditionnelles des entreprises, où la cohésion inter-services, n’est pas facilitée par l’aménagement des bureaux cloisonnés.

À l’inverse, le corpoworking permet non seulement, d’effacer les frontières entre les différents métiers d’une entreprise, et de favoriser la collaboration et la coopération transverse. Mais en parallèle, il fait également se rencontrer des compétences qui étaient jusque-là, cloisonnées au sein des services.

Par ricochet, cela stimule l’apprentissage et l’émulation d’idées, mises en avant au sein des animations, avec de l’événementiel ciblé, des rencontres, des débats, des co-lunchs et des apéritifs favorisant le développement d’un réseau.

En conséquence, les collaborateurs ont un regain de motivation et de productivité.

2.  Une manière novatrice de réduire les coûts fixes et redonner vie aux espaces de travail inoccupés !

Dans un contexte où l’immobilier représente le deuxième poste de dépenses pour les entreprises, après la masse salariale, l’optimisation des mètres carrés est donc un enjeu majeur pour les dirigeants.

En parallèle, la crise du Covid-19 a accéléré la mise en œuvre du télétravail et ancré la pratique dans les normes. Ce qui, au quotidien, entraîne de nombreux espaces vacants au sein des entreprises, qu’elles paient au prix fort.

Dès lors, pour réduire ces coûts fixes et s’inscrire dans une démarche d’optimisation immobilière, les entreprises sont de plus en plus séduites par le corpoworking. Une manière novatrice d’optimiser et de remodeler les mètres carrés inoccupés, en les louant/prêtant (selon les souhaits de l’entreprise) à des entrepreneurs, freelances et start-ups externes en quête d’esprit de partage.

3.  Un aménagement innovant, qui améliore la Qualité de Vie et les Conditions de Travail (QVCT) !

Une étude CSA, réalisée en 2022 et menée auprès de 300 dirigeants et de 500 salariés d’entreprises de plus de cinquante personnes, apporte un nouveau regard sur la perception des dirigeants et des salariés sur les évolutions des espaces de travail.

Cette étude révèle que plus de 90% des salariés sont conscients que l’aménagement des espaces de travail joue un rôle essentiel sur leur bien-être.

Dès lors, ce n’est plus à prouver : désormais, les collaborateurs sont de plus en plus attentifs aux espaces de travail, favorisant la convivialité et la créativité. Cela inclut la présence d’une lumière naturelle dans les locaux, un confort thermique, une isolation phonique, une décoration soignée, un mobilier sur roulette, modulable et de qualité.

En parallèle, si nous retrouvons d’un côté des espaces ouverts, de l’autre, nous devons y trouver des espaces de concentration et donc de silence, ou de collaboration en petites équipes.

C’est ainsi que les espaces de corpoworking sont construits. L’idée est d’utiliser les codes de la décoration d’intérieur pour offrir aux collaborateurs des espaces chaleureux et conviviaux afin d’améliorer la QVCT.

Par conséquent, en cette période de guerre des talents, les espaces de travail, et plus particulièrement, le corpoworking est perçu comme un levier d’attraction et de rétention des talents pour 72% des dirigeants interrogés. Un pourcentage confirmé par 75% des collaborateurs qui estiment que les locaux contribuent à leur envie de rester dans l’entreprise. Et 71% ajoutent qu’ils sont un critère de choix important ou décisif de leur futur employeur.

4.  Une organisation du travail qui valorise la marque employeur !

Rappelons qu’il est toujours valorisant pour les collaborateurs, d’observer que son entreprise révise ses codes RH, se modernise et prend le chemin de l’innovation en optimisant ses espaces de travail.

Nul doute, c’est un avantage considérable pour la marque employeur, qui bénéficie ainsi d’une plus grande notoriété grâce à la mise en place du corpoworking. L’entreprise montre également, à ses collaborateurs, qu’elle comprend les enjeux du workspace management et de la flexibilité du travail.

En parallèle, ce tiers-lieu peut-être un véritable outil de communication, en accueillant des conférences de presse, des personnalités inspirants à l’occasion d’un séminaire, des tournages, etc.

5.  Un espace de travail offrant un embryon d’écosystème nécessaire à la croissance de l’entreprise !

Désormais, c’est bien connu : l’écosystème d’une entreprise a un impact considérable sur sa capacité à innover.

En effet, dès lors qu’un réseau d’acteurs associent leurs forces (par exemple sur le plan financier, humain, créatif, technologique), ils peuvent apporter plus de valeur aux clients finaux.

C’est pourquoi, la création d’un espace de corpoworking permet (indirectement) d’accélérer la croissance de votre entreprise, de développer une dynamique collective, de créer des synergies entre les acteurs internes et externes, de s’améliorer, et ainsi, de tisser des liens favorisant votre compétitivité.

Quels sont les freins au développement du corpoworking et comment y pallier ?

1. Le corpoworking s’applique sur le principe du flex office, et épouse quelques-uns de ses inconvénients !

Rappelons que le corpoworking est à l’effigie du flex office, puisqu’il n’y a pas de bureaux attitrés. Dès lors, il faut garder en tête que sa mise en place s’accompagne d’un nouveau défi pour les entreprises : celui de devoir gérer des espaces partagés.

Dans chaque espace de corpoworking, il y aura certainement des postes de travail perçus comme « meilleurs » (plus lumineux, plus ergonomique, plus silencieux, etc) et d’autres perçus comme « moins bien ».

Dès lors, on pourrait penser qu’entre adultes, la répartition équitable des postes de travail se fait d’elle-même, mais malheureusement, il n’en est rien.

✔  Nos conseils pour pallier ce frein :

Pour éviter qu’au quotidien, ce soit une course effrénée à la meilleure place, et échapper à d’éventuels conflits, il existe des solutions digitales clés en main, comme Sharvy, facilitant la gestion de vos espaces partagés.

Par conséquent, lorsque vous décidez de créer un espace de corpoworking, il est judicieux de définir un administrateur, autrement dit, une personne en charge de l’espace et des éventuels incidents. Au sein de l’application Sharvy, l’administrateur créé l’espace de corpoworking, les postes de travail disponibles, définit les équipes et intègre les collaborateurs de l’entreprise et les personnes extérieures autorisées à intégrer cet espace.

Par la suite, les utilisateurs auront la possibilité de réserver et/ou de libérer un poste de travail à une date donnée, et selon leurs besoins. En ce sens, la gestion des différents espaces du corpoworking est facilitée et optimisée.

2. Le corpoworking pose le problème de la confidentialité des données au sein de l’entreprise

Lorsqu’une entreprise décide de créer un espace de corpoworking, il ne faut pas oublier que des personnes extérieures (clients, prestataires, freelances, start-ups) vont pénétrer dans les locaux, puis côtoyer et échanger avec les collaborateurs.

Si cela favorise la créativité, l’émulation d’idées et la collaboration, le revers de la médaille peut également poser des problèmes quant à la confidentialité des données (si cette problématique n’est pas prise à bras-le-corps).

Par conséquent, il est légitime que la création d’un espace de corpoworking, et donc d’espaces partagés, suscite de nombreuses questions. La plus évidente : les espaces de travail partagés, comme le corpoworking sont-ils antinomiques de la confidentialité ?

Bien évidemment, la réponse est non ! Toutefois, comment s’assurer que des données sensibles, et propres à l’entreprise, ne fuîtes pas ?

✔  Nos conseils pour pallier ce frein :

Pour éviter d’éventuels problèmes quant à la confidentialité des données, il est tout d’abord important que les règles de confidentialité soient définies en amont. Par exemple, il est judicieux d’investir dans des solutions informatiques, comme un Wifi privatif à l’espace de corpoworking et un cloud dématérialisé.

En parallèle, n’oubliez pas de gérer finement les accès – les entrées et les sorties – (via un contrôle d’accès) et de bien compartimenter les zones de l’entreprise dont les personnes extérieures n’ont pas les droits d’accès. Enfin, n’omettez pas de créer des « bulles de confidentialités », autrement dit, de disposer au sein de l’espace de corpoworking, des salles de réunion et/ou des cabines acoustiques permettant à vos collaborateurs de s’isoler pour téléphoner ou échanger sur des sujets plus confidentiels. C’est le cas par exemple, d’un avocat qui ne peut pas se permettre de téléphoner dans un open-space ou encore d’accéder à certaines informations sur un Wifi partagé.

3. L’espace de corpoworking ne peut pas s’auto-gérer de lui-même !

L’animation du lieu est un point incontournable du corpoworking, puisque ce dernier, à lui seul, ne suffit pas à transformer l’expérience en réussite !

Par conséquent, tout l’enjeu est de parvenir à créer du lien et des synergies entre les acteurs internes et externes, et évidemment, de susciter les collaborations (qui peuvent difficilement naître seules).

Pour y parvenir, on distingue deux types d’animations :

• Les animations « corporate » interne: (à l’instar d’un petit-déjeuner, de co-lunch, d’ateliers, etc). Ce type d’animation permet de créer du lien, d’animer le quotidien des occupants pour favoriser la cohésion et les rencontres.

• Les animations « corporate » externe: (séminaires, tables rondes, conférences, etc). Ces événements sont stimulateurs de créativité, et favorisent le partage de connaissances. Chacun met en commun ses expériences et ses expertises. Dès lors, ces événements ont pour objectif de développer un portefeuille de prospects, de fidéliser certains clients, ou tout simplement de développer la notoriété de votre entreprise.

Cependant, cette partie-là ne peut pas s’auto-gérer d’elle-même, et cela implique un certain nombre de mesures qui parfois, freinent les entreprises à se lancer.

✔  Nos conseils pour pallier ce frein :

En conséquence, il est indispensable de désigner une personne qui soit en charge de l’animation et de la communauté, mais également, pour gérer d’éventuels conflits et maintenir une bonne ambiance au sein du corpoworking. Sa mission principale est de s’assurer que les occupants développent un sentiment d’appartenance et d’attachement au lieu.

En parallèle, la mise en place du corpoworking implique une vraie réflexion sur les buts poursuivis et le ROI, afin d’optimiser les ressources investies. Cette personne pourra également prendre le suivi de ces objectifs sous sa responsabilité.

En conclusion

Bien que le corpoworking soit encore marginal en Europe, il offre cependant des pistes d’innovations à creuser pour les entreprises ! De plus, avec la généralisation du télétravail, et en corrélation, le taux d’occupation des bureaux en chute libre, il est devenu crucial pour ces dernières de rentabiliser les mètres carrés inexploités. Pour y parvenir, le corpoworking se présente comme une solution prometteuse, améliorant non seulement, l’expérience collaborateur et la Qualité de Vie et les Conditions de Travail (QVCT), mais également, la marque employeur !

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