Conduite du changement : comment faciliter l’adoption d’un nouvel outil ?

Nul doute : dans l’écosystème dynamique des entreprises contemporaines, l’impératif d’innovation et d’adaptation constante guide (à coup sûr) les organisations vers l’adoption de nouveaux outils, comme de nouvelles technologies.

Cependant, cette transition ne se limite pas à une simple acquisition matérielle. Elle exige une transformation profonde de la manière de travailler, des processus établis, tout comme des habitudes ancrées.

La conduite de ce changement, tantôt subtile, tantôt tumultueuse, se révèle être un exercice complexe, où une série de défis et de résistances s’entremêlent.

Par conséquent, la réussite de cette transition repose sur une gestion éclairée et stratégique, tenant compte à la fois des aspirations technologiques, comme des ressources humaines. Cet article s’inscrit comme un guide précieux, offrant aux entreprises conseils et recommandations pour une adoption réussie, afin de naviguer avec assurance vers un nouvel horizon digital.

Une piqûre de rappel : qu’est-ce que la conduite du changement en entreprise ?

Également appelée Change Management, la conduite du changement consiste tout simplement, à accompagner un processus de transformation de l’entreprise, que ce soit en réponse à des circonstances imposées, comme dans le cadre de décisions stratégiques prises volontairement.

En d’autres termes, elle englobe un ensemble de démarches, de processus et de bonnes pratiques visant à accompagner les collaborateurs lors de l’implémentation de changements significatifs. Ces changements peuvent résulter :

• • • D’une introduction de nouvelles technologies & de nouveaux outils.
    • D’une restructuration organisationnelle.
    • De l’adoption de nouvelles méthodes de travail.
    • Tout comme de la fusion avec une autre entreprise.

L’accompagnement dans la conduite du changement consiste, finalement, à minimiser les résistances, à favoriser l’adhésion, à répondre aux préoccupations des collaborateurs, tout comme à assurer le succès des projets à venir.

L’importance de cet accompagnement se justifie : les changements organisationnels au sein des entreprises peuvent (bien souvent) être source d’incertitudes, de stress comme de résistances de la part des collaborateurs. Une gestion efficace de ces changements permet de prévenir ces réactions négatives en communiquant de manière transparente sur les objectifs et les bénéfices des changements, en fournissant un soutien et une formation adéquate, tout comme en impliquant activement les collaborateurs dès le début du processus.

En parallèle, la conduite du changement permet d’optimiser les performances de l’entreprise en favorisant l’adaptabilité, la flexibilité et l’innovation. Ainsi, en encourageant une culture organisationnelle qui valorise le changement et l’apprentissage continu, elle contribue à renforcer la compétitivité et la pérennité de l’entreprise dans un environnement de travail en constante évolution.

En somme, la conduite du changement est un levier essentiel pour conduire les organisations vers le succès et la croissance à long terme.

Comment garantir l’adoption d’un nouvel outil ? 5 étapes à ne pas négliger.

1.  Impliquez toutes les parties prenantes au projet.

À l’évidence, pour optimiser l’adoption d’un nouvel outil, il est crucial d’engager les parties prenantes clés dès les phases initiales du processus de recherche et de décision.

Dans la plupart des cas, cela implique non seulement de solliciter l’avis des membres du COMEX, de la Direction des Ressources Humaines, des Facility Managers, mais éventuellement, de la Direction des Systèmes d’Informations (DSI), et même des représentants du personnel.

Toutefois, notez que le simple fait de participer à un groupe de travail ne suffit pas à garantir un véritable engagement dans la réussite du projet. Il est primordial de s’assurer que chaque partie prenante s’investisse véritablement dans le processus.

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Lors des phases initiales du processus de recherche et de décision, faites de la simplicité et de l’intuitivité de l’outil votre priorité. La simplicité et l’intuitivité de l’interface utilisateur sont des facteurs clés pour encourager l’adoption. C’est d’ailleurs le critère numéro de tous nos clients lorsqu’ils cherchent une solution de Parking Management.

Julien FOUCHER, Directeur de l’Environnement de Travail & de l’Immobilier du Groupe UP, souligne à ce propos : « Au moment du choix de notre future solution de Parking Management, nous avons comparé laquelle était la plus ludique et la plus simple d’utilisation. Nous avons même calculé le nombre de clics à effectuer (pour la création d’un compte et la réservation d’une place de parking) et chronométré le temps que cela prît. Sharvy a été la solution gagnante, en plus des fonctionnalités que la solution proposait ».

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2.  Communiquez, de manière transparente, dès la genèse du projet.

Dès la genèse du projet, il ne faut pas hésiter à partager ouvertement les intentions, les raisons d’être des changements à venir et les objectifs derrière l’adoption du nouvel outil. Par conséquent :

Une première étape de communication doit être initiée bien en amont. Par exemple, plusieurs mois avant le déploiement de l’outil, afin de clarifier son rôle ainsi que les besoins qu’il adresse et les problèmes qu’il résout. Partagez des détails sur les bénéfices du nouveau logiciel, ses fonctionnalités essentielles et le calendrier de déploiement envisagé.

La seconde étape de communication intervient quelques semaines avant son intégration. À ce moment, communiquez sur le nom, le design et l’interface de l’outil afin de familiariser vos collaborateurs avec son existence. Réitérez les bénéfices de cet outil.

La troisième et dernière étape intervient lors de la mise en œuvre effective. À cette étape, la communication se fait plus concrète. Fournissez des données et des informations techniques sur les méthodes de connexion, tout en mettant en avant les ressources de formation et autres outils disponibles pour faciliter l’appropriation de l’outil.

Enfin, notez que la communication la plus efficace s’opère à travers les canaux de communication habituels de l’entreprise, qu’il s’agisse de logiciels de messagerie instantanée (Teams par exemple), d’e-mails, de panneaux d’affichage internes comme de discussions verbales lors de réunions collectives. Il est essentiel de diffuser l’information par l’intermédiaire des responsables de chaque équipe, qui sont en contact direct avec les collaborateurs, et ce, dans l’environnement où ces derniers seront appelés à utiliser l’outil.

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Accordez une attention diligente à l’écoute des besoins et des attentes de vos collaborateurs sur le sujet. En prenant le temps d’écouter activement leurs préoccupations et leurs éventuelles aspirations, vous pourrez mieux appréhender les défis potentiels. En parallèle, la conduite du changement va devenir plus inclusive et personnalisée.

Insistez également sur les bénéficies du nouvel outil. Gardez en tête que vos collaborateurs ne voudront pas seulement entendre parler de la rentabilité de celui-ci pour l’entreprise, mais des avantages qu’ils pourront bénéficier.

Ils voudront savoir comment celui-ci va impacter (directement) leurs habitudes de travail. C’est pourquoi, il est impératif de relier explicitement les bénéfices de l’outil aux besoins individuels de vos collaborateurs : en quoi il simplifie leurs tâches comme leur quotidien, allège leurs responsabilités, optimise leurs processus de travail et accroît leur productivité. Ces derniers doivent être pleinement conscients des avantages de l’outil, ainsi que des lacunes du système existant.

Enfin, faites preuve de confiance et d’enthousiasme à l’égard des changements et soyez vous-même optimiste à leur sujet.

3.  Accompagnez & formez vos collaborateurs, puis désignez des ambassadeurs du projet.

Tous les collaborateurs n’auront pas la même aisance, ni la même motivation, à s’adapter à de nouveaux outils. C’est pourquoi, il est important de définir une stratégie de conduite du changement qui donne à vos collaborateurs les moyens de réussir, tout en minimisant les défis rencontrés à mesure qu’ils s’acclimateront à ces nouvelles habitudes de travail.

Ainsi, il revêt une importance primordiale de rassurer et de soutenir vos collaborateurs en mettant en place un programme de formation pour les familiariser avec l’utilisation du nouvel outil.

Chez Sharvy par exemple, nous proposons des sessions de formation et des webinars (sur demande) aux adminstrateurs. En parallèle, une base de connaissances est à dispisition, ainsi qu’un kit de communication (en format vidéo). Selon nos clients, cet accompagnement n’est pas à négliger.

Julien FOUCHER, Directeur de l’Environnement de Travail & de l’Immobilier du Groupe UP souligne à ce propos : « Sharvy n’est pas seulement un partenaire technologique, c’est un réel partenaire de changement. Il y a eu un vrai accompagnement au changement de la part des équipes Sharvy. Ces derniers ont organisé deux webinars pour répondre à nos interrogations et pour expliquer aux administrateurs, ainsi qu’aux ambassadeurs du projet, comment fonctionnait la solution, grâce à des démonstrations visuelles ».

Mickael CHESSA, Facility Manager chez CTG Luxembourg précise également : « Le travail le plus conséquent était en interne : au niveau de la pédagogie, de la conduite du changement et de la communication. Il faut sonder les avis & les besoins. L’accompagnement des équipes Sharvy sur ce point était remarquable : ils nous ont fourni l’ensemble des procédures, des templates et guides pratiques pour accompagner le déploiement de la solution. En moins de deux semaines, la solution était déployée ».

In fine, gardez en tête un point : la difficulté d’adoption et la capacité d’apprentissage varient d’une personne à l’autre, en fonction de leur expérience réelle, de leur intérêt et de leur familiarité avec la technologie. C’est pourquoi, il est essentiel que ce processus d’apprentissage ne soit pas laissé uniquement à la charge des collaborateurs, mais qu’ils bénéficient d’un accompagnement et d’un accès à des ressources pour faciliter leur adaptation.

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Utilisez et diffusez (en interne) divers tutoriels, puis créez des Foires Aux Questions (FAQs) facilement accessibles pour encourager l’adoption de l’outil. Cela convaincra même les collaborateurs les plus réticents au changement !

En parallèle, et pour éviter un quelconque problème au moment de l’adoption de l’outil, il est judicieux de faciliter le signalement de toute anomalie et de fluidifier la communication entre vos collaborateurs et votre directeur de l’environnement de travail.

Pour ce faire, vous pouvez recourir à la solution MerciYanis. C’est une solution complète qui permet, non seulement, de moderniser votre espace de travail, mais également, de le rendre plus humain et accueillant. Par exemple, dans le cadre de la conduite du changement, MerciYanis propose l’intégration de QR codes 4 en 1 dans vos locaux (parkings, espaces de travail, cafétéria, etc) permettant à vos collaborateurs d’effectuer diverses actions en un instant : par exemple, soumettre une demande, comme consulter des documents en seulement quelques clics (tels que des tutoriels pour prendre en main un outil), etc.

Grâce à cette initiative, vous favorisez non seulement la conduite du changement et le partage d’informations, mais vous rendez également vos collaborateurs acteurs de leur environnement de travail.

4.  Mobilisez le soutien et l’engagement des dirigeants & des managers.

Nul doute : Si vos managers et cadres supérieurs expriment satisfaction et conviction quant à l’efficacité du nouvel outil, ils seront mieux à même de le promouvoir au sein de leurs équipes et de persuader les plus réticents.

Notamment parce qu’ils incarnent la vision stratégique de l’entreprise et parce qu’ils sont perçus comme des figures d’autorité au sein de l’organisation. En devenant des ambassadeurs du changement, ils incarnent un exemple de satisfaction et sont capables de partager cet enthousiasme contagieux !

En parallèle, les dirigeants et les managers sont bien placés pour identifier et surmonter les obstacles potentiels au changement. Leur implication permet d’anticiper les défis et de mettre en place des stratégies efficaces pour les surmonter, ce qui garantit une transition plus fluide.

L’adoption réussie d’un nouvel outil repose également sur une gestion agile du projet, qui permet une prise de décision rapide et adaptative. En impliquant activement les managers dans des formations sur l’agilité et les méthodes collaboratives, on assure que les processus de changement soient plus réceptifs et moins résistants aux innovations. Ces pratiques renforcent non seulement la culture de transformation mais aussi l’efficacité opérationnelle, en facilitant une adoption plus naturelle et engagée parmi les équipes. 

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Les dirigeants et les managers ont besoin de ressources et de soutien pour réussir dans leur rôle de catalyseurs du changement. Ils doivent bénéficier eux aussi, d’une formation adéquate sur l’utilisation et les avantages du nouvel outil, ainsi que sur les compétences en leadership nécessaires pour accompagner leurs équipes. N’omettez donc pas ce point.

5.  Restez à l’écoute & mesurez les retombées de la nouvelle solution.

Un dernier conseil, mais pas des moindres : veillez à écouter attentivement vos équipes et à recueillir leurs impressions concernant le nouvel outil. Il est essentiel que vos collaborateurs se sentent entendus, surtout en cas de difficultés.

Attention cependant, il ne suffit pas d’être à l’écoute, il est indispensable de montrer que vous prenez en compte les retours de vos équipes, sans quoi vous risquez de générer encore plus de frustration.

Essayez de repérer les collaborateurs qui émettent des réticences comme des inquiétudes vis-à-vis de la nouvelle solution et discutez-en individuellement avec eux. Vous pourrez à ce moment-là leur fournir des informations concrètes pour répondre à leurs questions.

En parallèle, encouragez la participation et le partage d’opinions, à travers des enquêtes internes régulières. Grâce à ces dernières, vous pourrez rapidement mettre en œuvre d’éventuelles améliorations.

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Par exemple, chez Sharvy, nous avons créé un modèle de questionnaire de mobilité offrant à vos collaborateurs la possibilité de s’exprimer quant à leurs habitudes de déplacement domicile-travail, ainsi que sur leurs besoins au sujet du parking d’entreprise.

Grâce à ce modèle de questionnaire, vous donnez la parole à vos collaborateurs et vous laissez ces derniers s’exprimer librement. Cela vous permet de recueillir leurs feedbacks et de lancer (facilement) des actions d’amélioration.

En conclusion

Nul doute : l’adoption d’un nouvel outil au sein d’une organisation nécessite une conduite du changement efficace, étape par étape.

Ainsi, en impliquant les parties prenantes dès la genèse du projet, en communiquant de manière transparente, en fournissant une formation adéquate, en gérant les résistances et en restant à l’écoute, vous pouvez créer un environnement propice à l’acceptation et à l’adhésion de vos collaborateurs. De ce fait, vous pouvez maximiser vos chances de succès dans cette transition complexe.

En définitive, une conduite du changement bien orchestrée peut transformer une transition potentiellement tumultueuse en une opportunité de croissance et de prospérité pour l’entreprise.

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