Comment réduire les no-shows dans les réservations de places de parking ?

Les applications de Parking Management sont devenues des alliées incontournables pour organiser les espaces de stationnement en entreprise. Elles promettent une gestion optimisée & une réservation sans accroc, en seulement quelques clics.

Mais pourtant, un paradoxe persiste : chaque jour, des places de parking réservées restent vacantes, tandis que des collègues se retrouvent à chercher une place disponible.

Les no-shows, ces absences imprévues, sont un casse-tête pour de nombreuses entreprises & continuent de perturber l’efficacité de ces solutions. Alors, comment réduire ce phénomène sans sacrifier la flexibilité tant appréciée par vos collaborateurs ? Focus.

Les no-shows dans les parkings d’entreprise : un challenge persistant ?

Le terme « no-show » désigne une situation où un collaborateur a réservé une place de parking via une application dédiée, comme Sharvy, mais ne l’occupe pas, sans avoir annulé ou modifié sa réservation à l’avance.

Ce phénomène engendre des places vacantes qui auraient pu être attribuées à d’autres collaborateurs, souvent dans un contexte de forte demande.

Les causes des no-shows sont multiples. Les changements de plans de dernière minute & les oublis figurent parmi les raisons les plus courantes. Dans un environnement professionnel dynamique, les collaborateurs peuvent voir leur emploi du temps modifier soudainement, ce qui les amène à ne pas annuler leur réservation, par simple oubli & négligence.

Cependant, ces causes ne sont pas les seules.

On observe également un manque de prise de conscience quant à l’impact des absences non signalées. Les collaborateurs ne mesurent pas toujours les conséquences de leur no-show : une place vide empêche un autre collègue de stationner et perturbe l’organisation du parking d’entreprise.

Par ailleurs, une mauvaise prise en main de l’application peut exacerber ce phénomène. Si l’interface n’est pas suffisamment intuitive & si la procédure d’annulation n’est pas clairement visible, les collaborateurs risquent d’oublier d’annuler leur réservation.

Paradoxalement : lorsque les applications de réservation offrent une annulation facile & sans pénalité, les collaborateurs peuvent avoir tendance à réserver « au cas où », sans intention réelle de se garer, sachant qu’ils peuvent toujours annuler à la dernière minute, et sans conséquence.

Bien que cette flexibilité puisse être perçue comme un avantage dans certaines situations, elle a pour effet collatéral d’encourager un engagement moins rigoureux des utilisateurs vis-à-vis de leurs réservations.

Face à ces divers facteurs, il devient essentiel pour les entreprises de repenser leurs stratégies de gestion des parkings & de prendre des mesures adaptées pour limiter les no-shows.

L’impact des no-shows : au-delà des places vides.

Nul doute : les no-shows créent un effet domino qui affecte directement l’organisation, la satisfaction des collaborateurs & l’efficacité du système de réservation. Voici un aperçu détaillé des différentes conséquences :

• • • Une perte de productivité : Lorsqu’une place réservée reste inoccupée sans annulation, cela perturbe l’organisation du parking d’entreprise. Un collaborateur arrivant sur son lieu de travail & ne trouvant pas de place disponible devra chercher un stationnement ailleurs, ce qui lui fait perdre un temps précieux et nuit à sa productivité. Cette situation engendre un retard général, affectant le bon déroulement des activités professionnelles. Plus il y a de places non utilisées, plus le processus devient inefficace, ralentissant l’ensemble de l’organisation.

• • • Une frustration des collaborateurs : L’injustice perçue de voir une place inutilisée par un autre collaborateur affecte leur expérience & leur satisfaction au travail. Cette frustration répétée peut conduire à un désengagement, certains collaborateurs finissant par juger l’application de réservation inefficace & préférant ne plus l’utiliser.

• • • Une inefficacité du système de réservation : Si l’application ne permet pas de suivre & de gérer les no-shows, les collaborateurs peuvent commencer à douter de son efficacité & choisir de ne plus l’utiliser.  Qui plus est, cela rend plus difficile l’anticipation & la planification des besoins futurs en termes d’espaces de stationnement. L’entreprise pourrait sous-estimer la demande réelle, en se basant sur un système inefficace, ce qui peut causer une mauvaise allocation des ressources & une mauvaise organisation dans l’avenir.

Chacune de ces raisons démontre l’importance pour les entreprises d’implémenter des solutions de réservation qui soient à la fois intuitives & capables de gérer les no-shows, afin d’éviter des conséquences négatives sur l’efficacité organisationnelle & le bien-être des collaborateurs.

5 solutions pour lutter contre les no-shows dans votre parking d’entreprise.

1. Privilégiez une application qui s’intègre par API avec votre logiciel SIRH.

Grâce à cette connexion, votre application de Parking Management communique avec votre logiciel SIRH pour éviter à vos collaborateurs des doubles saisies & les incohérences.

Par conséquent, en cas de modification de dernière minute (une journée de télétravail imprévue par exemple), le système libère automatiquement la place de parking (si celle-ci était déjà réservée) et remet cette dernière à disposition des collaborateurs demandeurs.

Cela empêche toute réservation superflue & optimise l’occupation des places.

Qui plus est, et grâce à cette API, les responsables RH s’assurent que les permissions d’accès aux zones de stationnement sont alignées avec les informations disponibles dans le SIRH. Cette corrélation garantit une sécurité renforcée et une gestion transparente des droits d’accès. Elle réduit ainsi les risques d’abus, comme d’incohérences dans l’attribution des places de parking.

Cette fonctionnalité est facilement réalisable avec des solutions comme Sharvy ! Contactez-nous pour en savoir plus à ce sujet.

2. Optez pour une solution qui offre des statistiques (précises) sur les no-shows.

Avec des outils comme Sharvy, vous pouvez générer des statistiques sur les no-shows, permettant ainsi de repérer les collaborateurs récurrents.

Par exemple, après plusieurs incidents de ce type, l’administrateur peut être informé des absences répétées & identifier les « responsables ». Cette transparence permet de traiter les problèmes de manière ciblée & de comprendre si ces absences sont dues à un oubli, une mauvaise gestion, comme d’un abus.

En fonction des résultats, l’entreprise peut décider de diverses sanctions comme une interdiction d’accès temporaire au parking (par exemple, une semaine ou dix jours), ce qui incite les collaborateurs à respecter leurs réservations pour éviter d’être pénalisés.

Selon la nature de la sanction, celle-ci peut être directement intégrée dans l’application de gestion du parking d’entreprise (exemple : bloquer la possibilité d’effectuer une réservation en désactivant temporairement le compte du collaborateur à sanctionner).

Cette fonctionnalité est possible depuis l’application Sharvy. À l’évidence, les « sanctions » peuvent être modulées selon la fréquence des no-shows, permettant une approche plus flexible tout en incitant au respect du système.

3. Choisissez une application de réservation avec confirmation & rappel.

Un autre levier (évident) est la mise en place de notifications & rappels automatiques.

Il est judicieux que l’application de Parking Management envoie un rappel à l’utilisateur en début de semaine, comme la veille de sa réservation (par SMS, email, comme par simple  notification dans l’application). Cela peut grandement réduire le nombre de no-shows.

Qui plus est, ce type de rappel incite à la fois à la confirmation de la réservation & offre la possibilité de l’annuler à l’avance si nécessaire.

Si un collaborateur décide de ne pas utiliser la place réservée, il peut facilement la libérer, permettant à un autre collaborateur de l’utiliser. Ces rappels réduisent également l’oubli & renforcent l’engagement des collaborateurs vis-à-vis de leurs réservations.

4. Réduisez le no-show grâce à une période de pré-réservation flexible.

Une gestion optimisée des réservations peut également passer par une période de pré-réservation flexible, permettant d’anticiper les besoins tout en s’adaptant aux imprévus.

Par exemple, autoriser les collaborateurs à réserver plusieurs jours/semaines à l’avance tout en leur offrant la possibilité d’annuler (facilement) jusqu’à quelques heures avant leur arrivée permet de limiter les no-shows.

Pour éviter les abus, des mécanismes doivent être mis en place, comme la réattribution instantanée des places annulées aux collaborateurs en « liste d’attente ».

En effet, une application de gestion efficace doit être capable d’adapter dynamiquement les disponibilités, notamment en permettant aux collaborateurs en recherche de stationnement de réserver une place libérée en temps réel.

Toutefois, cette flexibilité ne doit pas encourager des comportements opportunistes où certains collaborateurs réservent systématiquement « au cas où » sans réelle intention de se garer.

Pour y remédier, des restrictions comme une limitation du nombre de réservations anticipées, un suivi des annulations fréquentes, comme une priorité d’attribution aux collaborateurs les plus assidus peuvent être envisagées.

Ainsi, en combinant anticipation & ajustements en temps réel, vous optimisez l’occupation de votre parking d’entreprise, tout en offrant une expérience fluide & équitable à vos collaborateurs.

5. Utilisez des capteurs & un contrôle d’accès pour détecter les no-shows.

Le contrôle d’accès (badges, caméras à reconnaissance de plaque, modules IoT) permet d’identifier les collaborateurs qui réservent une place de parking sans s’y présenter, en croisant les données de réservation avec les entrées réelles du parking.

Le système peut vérifier si un utilisateur ayant réservé une place a bien franchi l’accès au parking dans le « créneau » prévu. Si aucune trace de passage n’est détectée après un certain délai, l’absence est enregistrée comme un no-show.

En cas de non-présentation, la place peut être libérée après un certain délai et mise à disposition d’un autre utilisateur (en attente).

Cette analyse automatisée permet non seulement de libérer les places non utilisées pour d’autres collaborateurs, mais aussi d’identifier les utilisateurs récurrents qui ne respectent pas leurs réservations.

Ainsi, l’adoption de capteurs et d’un contrôle d’accès intelligent contribue à limiter les abus, améliorer l’efficacité du parking & garantir une meilleure équité entre vos collaborateurs.

En conclusion

Les no-shows dans les parkings d’entreprise ne sont pas une fatalité.

En combinant technologies & bonnes pratiques, il est possible d’optimiser la gestion des places, d’améliorer l’expérience des collaborateurs & de maximiser l’utilisation de cet espace précieux. Contrôle d’accès, suivi des statistiques, flexibilité encadrée des réservations… Autant de leviers qui permettent d’instaurer un équilibre entre organisation & liberté des utilisateurs.

Mais au-delà des outils, la clé réside dans la responsabilisation des collaborateurs. Un parking bien géré, c’est avant tout un parking où chacun joue le jeu, annulant sa réservation en cas d’imprévu seulement & respectant les règles mises en place.

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