Comment optimiser le taux d’occupation de votre parking d’entreprise ?

Face à l’évolution abrupte des modes de travail ces dernières années, les entreprises ont dû rapidement surmonter une multitude de défis. Le plus frappant ? Sans aucun doute : la transition d’une organisation du travail classique, vers un modèle hybride. Une mutation qui a suscité un déluge d’interrogations au sein des entreprises.

Cependant, qu’on le perçoive comme un casse-tête managérial, organisationnel, voire juridique, le travail hybride constitue désormais une nouvelle réalité, qui bouscule les pratiques de mobilité des collaborateurs et instaure de nouveaux rituels.

En parallèle, l’arrivée de nouveaux moyens de transports en libre-service (trottinettes électriques, vélos électriques, voitures partagées, etc.) associée au besoin de flexibilité grandissant des salariés (télétravail, flex office, hot desking, etc.) chamboule la manière dont les entreprises doivent gérer leurs parkings.

À présent, si ces dernières ne prennent pas à bras-le-corps cette problématique, et laissent la gestion de leur(s) parking(s) en jachère, elles se heurtent à des coûts substantiels et à un taux d’optimisation décroissant.

C’est pourquoi, elles doivent désormais repenser leurs modes de fonctionnement pour optimiser les bénéfices et limiter les impacts négatifs du travail hybride.

Le point de départ ? Le taux d’occupation du parking d’entreprise. Dans cet article, on décrypte comment l’analyser & l’optimiser pour en tirer profit, et réaliser des économies !

Le paradoxe des parkings d’entreprise : vides et coûteux ?

Avant de poursuivre, une mise en contexte s’impose. Rappelons qu’aujourd’hui, l’alliance du présentiel et du distanciel incarne le quotidien de 55% de salariés, selon le Baromètre 2022 de l’entreprise JLL. Cette même étude nous révèle également que 45% des salariés jonglent entre le travail au sein d’un tiers-lieu (coworking et corpoworking), le travail à domicile et le travail en présentiel.

En conséquence, la mobilité des salariés s’intensifie et la présence au bureau s’amoindrit.

Cette nouvelle réalité entraîne un recul du taux d’occupation des espaces de travail, et en corrélation, du parking d’entreprise.

De ce fait, on estime qu’1/3 du temps, les places de stationnement au sein du parking d’entreprise restent vacantes. Pour différentes causes : télétravail, maladies, déplacements professionnels, urgences familiales, etc. Ces dernières, souvent attitrées, ne peuvent pas bénéficier à d’autres collaborateurs, ce qui peut engendrer des frustrations, de l’agacement et des conflits internes sur le long terme.

Ainsi, on parvient à une conclusion évidente : les parkings d’entreprise sont, pour la plupart, sous-exploités et mal optimisés, ce qui entraîne des dépenses inutiles, voire des surcoûts pour l’entreprise.

C’est pourquoi, on parle de paradoxe : les parkings sont vides et pourtant, si coûteux pour l’entreprise.

La solution ? Débuter par comprendre les besoins de mobilité de ses collaborateurs, et analyser le taux d’occupation du parking d’entreprise, afin de prendre les bonnes décisions.

Avant de poursuivre, une piqûre de rappel : à quoi correspond le taux d’occupation ?

Le taux d’occupation est tout simplement, un indicateur de performance mesurant le remplissage d’une entité par rapport à sa capacité totale, sur une période donnée. Cependant, cette définition reste très vaste ! Alors, prenons un exemple concret en l’appliquant à l’entité en question, à savoir : le parking d’entreprise.

Il est à noter qu’on distingue généralement deux types de taux d’occupation :

• • Le taux d’occupation théorique : celui-ci correspond au nombre de réservations et d’accès permanents moins le nombre de libérations de places de parking.

• • Le taux d’occupation réel : comme son nom l’indique, il correspond au nombre de places de parking réellement occupées sur une période donnée. Vous pouvez l’observer grâce à un historique des demandes d’ouvertures des barrières de votre parking, ou via des capteurs d’occupation de places.

Pourquoi et comment analyser le taux d’occupation de votre parking d’entreprise ?

Il y a fort à parier qu’avant de lire cet article, l’analyse du taux d’occupation de votre parking d’entreprise n’était pas un sujet prioritaire. Toutefois, procéder à un suivi régulier de ce taux vous permet d’être alerté, au bon moment, de l’évolution des besoins de vos collaborateurs.

L’objectif est de prendre, à temps, les bonnes décisions et d’adapter votre politique de stationnement en conséquence.

Mais, comment s’y prendre ? L’analyse du taux d’occupation peut se réaliser de plusieurs manières. Cela dépend de votre situation. Par exemple :

• • Si vous disposez d’une solution dédiée à la gestion de votre parking, comme Sharvy : un onglet au sein de l’application vous permet d’obtenir une vue globale sur diverses statistiques. C’est dans celui-ci, que vous retrouverez le taux d’occupation de votre parking. Pour une analyse plus pointue, il est intéressant d’observer cette occupation par jour, par heure (par exemple, sur une journée type) et également de faire une moyenne selon les jours de la semaine. Cela, en distinguant les différentes typologies de places. En parallèle, il est également judicieux de suivre l’activité de vos collaborateurs, en distinguant les titulaires d’une place nominative, les collaborateurs avec un accès par réservation, ainsi que les visiteurs.

• • Si vous ne disposez pas d’une solution dédiée à la gestion de votre parking : l’analyse du taux d’occupation peut être plus contraignante. D’une part, parce qu’elle doit se réaliser « à la main », à partir de l’outil que vous utilisez (tableur Excel par exemple). D’autre part, parce qu’un suivi régulier est nécessaire, ce qui demande d’y accorder plus de temps. Pour le calculer, et obtenir l’occupation réelle, il vous suffit d’observer les historiques de demandes d’ouvertures de barrières.

Comment optimiser le taux d’occupation de votre parking d’entreprise ?

1. Interprétez (correctement) le calcul de votre taux d’occupation !

Le calcul de votre taux d’occupation n’est qu’une première étape. Pour l’optimiser de façon appropriée, il convient d’abord de bien l’interpréter.

Pour cela, commencez par observer le rapport entre le nombre de venues théoriques et le nombre de places au sein de votre parking.

Si celui-ci est élevé, cela peut indiquer une éventuelle tension sur votre parking. Si cette tension reflète la réalité, alors des mesures correctives doivent être adoptées.

Vous pouvez par exemple décider de fluidifier davantage les demandes de réservation de places, en adaptant votre politique de télétravail. Une autre solution envisageable, c’est tout simplement de rappeler les bonnes pratiques. Il peut arriver qu’un usager ne se présente pas, alors qu’il a réservé une place de parking. Évidemment, si plusieurs utilisateurs adoptent ce comportement, cela sature votre parking, car une place réservée n’est pas utilisée, et pas non plus utilisable par d’autres usagers. En corrélation, cela affecte également votre taux d’occupation réel.

Sur ce point, la solution Sharvy vous permet de pallier ces désagréments. Par exemple, en replaçant la place de parking en question, dans « le pot commun » et à disposition des autres usagers, lorsque l’utilisateur avec une réservation, ne se présente pas.

À l’inverse, si ce rapport est faible, et que l’ensemble de vos collaborateurs n’ont pas (encore) accès à votre parking, vous pouvez envisager de leur donner un accès, sous forme de réservation. Ainsi, vous favorisez l’équité, et bonifiez leur Qualité de Vie et leurs Conditions de Travail (QVCT). En parallèle, vous mettez fin aux critères d’attribution classiques, basés sur l’ancienneté et/ou sur la hiérarchie. Vous pouvez l’envisager facilement grâce à une application dédiée à la gestion du parking d’entreprise, comme Sharvy.

✔   Notre conseil :

En fin de compte, gardez en tête qu’une bonne interprétation est la clé. Les décisions qui découlent de cette analyse vont contribuer à maintenir une expérience de stationnement positive pour les usagers, en évitant les problèmes récurrents liés à la gestion du parking.

2.  Mutualisez vos places pour optimiser le taux d’occupation de votre parking d’entreprise

Retenez un point important : un nombre d’accès permanents trop élevés, limite le nombre de places disponibles pour les utilisateurs avec un accès par réservation.

En conséquence, et pour optimiser l’usage de chacune des places de stationnement, il est plus judicieux de mutualiser vos places de parking avec l’ensemble de vos collaborateurs, et… visiteurs ! Cependant, il est courant que quelques collaborateurs (exemple : membres du ComEX & CODIR) conservent leurs accès permanents au parking de l’entreprise.

Toutefois, si des plaintes récurrentes vous sont remontées (par exemple, d’utilisateurs ne parvenant pas à obtenir une réservation), mais qu’en parallèle, votre taux d’occupation réel n’est pas si élevé, cela doit vous alerter !

✔   Notre conseil :

Cela peut signifier que des titulaires ne jouent pas le jeu, et ne libèrent pas leur place de parking lorsqu’ils sont absents. Si cela reflète la réalité, pensez à identifier ces utilisateurs, et songez à leur proposer un accès au parking, uniquement par réservation. Un ajustement judicieux, qui peut être plus adapté aux besoins réels de ces usagers.

Dans le cas inverse, pensez à bien communiquer aux utilisateurs avec un accès permanent, l’importance de libérer sa place de parking en cas d’absence.

3.  Fluidifiez et facilitez l’accès à votre parking d’entreprise !

Pour la plupart des entreprises, la préoccupation principale reste l’accueil des visiteurs, du personnel et des clients en toute sécurité. Cependant, il ne suffit pas de contrôler les allées et venues des usagers. Il est important d’installer un dispositif de contrôle d’accès des véhicules.

Ce qui évidemment, est justifié : puisqu’à présent, les voies d’accès à une entreprise se multiplient. Que ce soit la simple « porte » d’entrée, les voies de secours, le(s) parking(s), les zones de livraison et/ou de déchargement. C’est autant d’accès qui, en fin de compte, complexifient l’accueil et l’expérience de stationnement des usagers. Cela est d’autant plus vrai si les collaborateurs sont mobiles entre les différents sites de l’entreprise. La gestion des parkings multisites de l’entreprise se doit d’être améliorée.

En conséquence, si votre parking d’entreprise fait face à une sous-optimisation, il est possible que cela soit dû à son accessibilité. On observe (encore) régulièrement des files d’attente aux barrières levantes du parking, ainsi que des moyens d’identification difficile et/ou lent.

Si cela est votre cas, il est de votre devoir de fluidifier et de faciliter l’accès à votre parking d’entreprise. Ce qui, indirectement, peut vous aider à optimiser votre taux d’occupation.

✔   Notre conseil :

Pour réenchanter l’accès à votre parking, vous pouvez privilégier :

• • Les caméras à reconnaissance de plaques d’immatriculation : à l’approche d’un véhicule autorisé à accéder au parking, la barrière de sécurité s’ouvre automatiquement. Ainsi, les usagers ne perdent pas de temps à rechercher leurs badges et/ou leurs cartes RFID. L’accès au parking est donc plus fluide et plus rapide, notamment aux heures de pointe.

• • Le module IoT relié à une application dédiée, comme Sharvy: dans ce cas de figure, le téléphone de vos collaborateurs devient une véritable télécommande, capable d’ouvrir le portail et/ou la barrière de sécurité. Cela, uniquement si l’usager est autorisé à accéder au parking de l’entreprise. En ce sens, vous modernisez votre contrôle d’accès, vous facilitez la venue sur site des collaborateurs et visiteurs, et limitez les longues attentes en cas de badges et/ou cartes d’accès volées/perdues.

Toutefois, si vous vous interrogez sur les bénéfices et l’efficacité de ces solutions de contrôle d’accès, consultez un de nos cas clients dédiés. Par exemple, depuis 2019, Sharvy accompagne le Groupe Atlantic dans l’optimisation de l’occupation des 87 places de parking de son siège parisien qui accueille 250 collaborateurs.

4.  Allouez plus d’importance aux déplacements multimodaux !

Rappelons qu’en tant qu’entreprise, vous avez un impact direct sur la mobilité de vos collaborateurs.

Ainsi, il est important de repenser les usages au sein de votre parking. D’une part, pour optimiser son occupation, en adoptant une politique de stationnement fiable et équitable. D’autre part, pour favoriser la rotation de l’utilisation des places de parking.

En privilégiant ce point, cela entraîne une moindre réticence des titulaires à libérer leur place, et à utiliser davantage les mobilités douces pour se rendre au travail (transport en commun, vélos, covoiturage d’entreprise, etc). Cela sans perdre l’usage de sa place de parking, ce qui favorise la multimodalité.

Par conséquent, vous transformez la gestion passive de votre parking, en un réel espace de partage entre vos collaborateurs. Cela vous permet non seulement d’améliorer l’attractivité de votre parking d’entreprise, de favoriser la mobilité durable, et ainsi, d’augmenter votre taux d’occupation.

✔   Notre conseil :

Pour aller plus loin et multiplier les déplacements multimodaux, pensez à installer des bornes de recharge pour les voitures électriques afin d’encourager la mobilité électrique au sein de votre entreprise.

Sur ce point, sachez qu’avec l’avènement des véhicules électriques et hybrides rechargeables, le pré-équipement des parkings en bornes de recharge est, depuis 2015, imposé à tous les bâtiments neufs. Cette obligation est encadrée par le Code de la Construction et la Loi sur la Transition Énergétique pour la Croissance Verte. Notez que depuis le 31 décembre 2022, toute entreprise qui souhaiterait installer des bornes de recharge sur son propre parking, non ouvert au public et à destination de ses collaborateurs, ne bénéficie plus de la subvention ADVENIR. Seules les entreprises de services automobiles & de location de véhicules courte durée sont éligibles à cette dernière.

Toutefois, vous pouvez bénéficier de subventions de certaines communes & régions qui soutiennent l’effort de déploiement des bornes de recharge électrique en maison individuelle, en collectivité, comme en entreprise.

De plus, l’URSSAF met aujourd’hui en place des mesures favorables pour la mise à disposition de solutions de mobilité électrique en entreprise (bornes de recharge & véhicules électriques).

En parallèle, gardez en tête l’importance de la polyvalence au sein de votre parking. Ainsi, et en plus des bornes de recharge partagées, installez diverses infrastructures, comme : une flotte de vélos, des équipements de stationnements deux-roues, des consignes pour d’éventuels bagages, un espace sécurisé pour stationner les vélos, trottinettes électriques et NVEI (Nouveaux Véhicules Électriques Individuels). De cette façon, vos collaborateurs seront plus encouragés à les utiliser. De plus, vous faites de votre parking un hub de mobilité et de services divers.

5.  Élaborez une politique de stationnement fiable, équitable et efficace !

L’une des dernières solutions pour optimiser le taux d’occupation de votre parking, est bien évidemment, d’élaborer une politique de stationnement fiable et adaptée à votre entreprise.

Par exemple, en adoptant une gestion dynamique et équitable de votre parking. Vos collaborateurs anticipent leur présence à l’entreprise, et prévoient s’ils ont besoin d’un stationnement. L’application Sharvy vous permet d’exceller dans cette gestion, et fonctionne comme suit :  

• • Si un collaborateur est titulaire d’une place et qu’il prévoit d’être absent du bureau, il va de manière responsable & autonome, libérer sa place et la remettre dans le « pot commun ».

• • À l’inverse, si le collaborateur est demandeur d’une place, il effectuera une demande (via l’application Sharvy) et obtiendra une place selon un algorithme équitable.

L’avantage d’une telle application, c’est qu’elle offre à vos collaborateurs une vision sur la disponibilité ou l’indisponibilité des places de parking. Cela, de façon à ce qu’ils anticipent (jusqu’à 4 semaines à l’avance) et choisissent leur moyen de transport en conséquence.  

Ainsi, si votre parking est plutôt à flux tendu, et qu’un collaborateur ne parvient pas à obtenir une réservation pour un jour précis, il va pouvoir privilégier les transports en commun, le covoiturage ou encore un deux-roues (vélo, moto, trottinette électrique). Cette vision lui permet d’anticiper ses déplacements, et d’éviter de passer du temps, chaque matin, à rechercher une place de parking.

✔   Notre conseil :

Aujourd’hui, en intégrant les technologies digitales, les possibilités de gestion de votre parking d’entreprise sont infinies ! Vous pouvez imaginer des règles de bon usage, des systèmes de priorisation ou de mutualisation des places entre usagers, des règles d’équité, etc.

Si vous vous interrogez à ce sujet, contactez nos experts Sharvy et/ou demandez une démonstration de la solution !

Pour approfondir cette discussion avec des exemples pratiques, envisageons deux scénarios pour améliorer la gestion des espaces de stationnement : 

Dans le premier cas, une entreprise pourrait aménager des emplacements spécifiques avec stations de recharge dans son parc de stationnement, réservés exclusivement pour les véhicules électriques. Utiliser une application mobile pour la réservation et gestion de ces places encouragerait une utilisation efficace et une rotation optimale, tout en soutenant les initiatives de mobilité durable. 

Dans un second exemple, introduire une signalisation dynamique et une tarification modulable pourrait transformer l’efficacité du parc de stationnement. Ces technologies permettraient de guider les automobilistes directement vers les places libres et d’ajuster les tarifs en fonction de la demande, améliorant ainsi la satisfaction des utilisateurs et réduisant les temps de recherche de stationnement. 

Quelles conclusions en tirer ?

À présent, il y a nul doute à dire que les habitudes de mobilité de vos collaborateurs sont en pleine évolution. La pérennisation du télétravail et la mise en place du flex office se font ressentir sur l’organisation du travail.

De ce fait, les besoins en termes de parking au sein de votre entreprise évoluent également. En conséquence, il est judicieux de moderniser & de digitaliser sa gestion, par exemple en adoptant des solutions de smart parking, comme Sharvy.

Ce type de solution vous permet d’analyser, de manière pointilleuse, l’occupation de votre parking d’entreprise. Cela, afin d’obtenir des rapports clairs et détaillés, tout en définissant des règles d’accès adaptées à votre entreprise et propres aux besoins de vos collaborateurs !

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