Comment analyser & suivre le taux d’occupation de votre lieu de travail ?

Nul doute : ces dernières années, avec l’adoption croissante du télétravail, du flex office & du travail hybride, les entreprises se trouvent face à un défi majeur : comment optimiser l’utilisation de leurs espaces de travail ?

Dans un contexte où la flexibilité devient la norme et où les coûts immobiliers pèsent lourd sur les budgets, il est crucial pour ces dernières de connaître le taux d’occupation de leurs espaces & de suivre avec vigilance son évolution au fil des années.

Et oui ! Parce qu’aujourd’hui, il ne s’agit plus seulement de fournir un espace où travailler, mais d’optimiser chaque mètre carré pour répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs (et pas des moindres), ainsi qu’aux impératifs économiques.

Dans cet article, découvrez les méthodes & les outils pour analyser l’occupation de vos bureaux, et voyez comment un petit changement peut faire une grande différence. Focus !

Reprenons les bases ! Qu’est-ce que le taux d’occupation ? – Définition

Le taux d’occupation des espaces de travail désigne une métrique cruciale dans la gestion des infrastructures d’entreprise, reflétant l’efficacité & l’utilisation des espaces disponibles.

En vulgarisant nos propos : il permet de savoir à quel point les bureaux sont remplis & utilisés.

On distingue ainsi, deux types de taux d’occupation :

• • Le taux d’occupation théorique : ce taux correspond au rapport entre le nombre de postes de travail & la capacité maximale du bâtiment. En d’autres termes, c’est le nombre de bureaux disponibles par rapport à ce que le bâtiment peut accueillir. Il exprime une vision idéale de l’occupation des locaux, indépendamment des variations quotidiennes de présence & d’utilisation.
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  • taux d’occupation réel : celui-ci mesure le nombre de postes de travail réellement utilisés au sein de l’entreprise, par rapport au nombre total de postes disponibles. Il fournit une image plus précise & pragmatique de l’usage des espaces de travail, prenant en compte les fluctuations quotidiennes de l’occupation.

Ces deux indicateurs (théorique & réel) sont essentiels pour une gestion optimale des lieux de travail, permettant d’aligner les infrastructures avec les besoins opérationnels, comme d’améliorer l’efficacité organisationnelle.

Comment calculer le taux d’occupation de votre lieu de travail ? 4 étapes (très simples) !

Pour calculer le taux d’occupation de votre lieu de travail :

1. Comptez vos postes de travail disponibles : notez le nombre total de postes de travail disponibles au sein de vos bureaux.

2. Mesurez l’utilisation réelle : pendant une période représentative (une semaine par exemple), comptez combien de ces postes sont réellement occupés chaque jour. Pour cela, vous pouvez utiliser un badge à l’entrée de votre bâtiment, une application de desk booking (= réservation de postes de travail), comme des capteurs de présence infrarouge pour détecter les mouvements lorsqu’un bureau & une salle de réunion se libère.

3. Calculez votre taux d’occupation : divisez le nombre moyen de postes occupés par le volume global de postes disponibles dans l’entreprise, puis multipliez par 100 pour obtenir un pourcentage. Par exemple, si vous avez 100 postes de travail, et que 75 sont utilisés en moyenne, votre taux d’occupation est tout simplement de 75%. Cela vous aide à comprendre comment vos espaces de travail sont utilisés et à les optimiser en conséquence.

4. Interprétez vos résultats : analysez votre pourcentage pour comprendre l’efficacité de l’utilisation de vos espaces de travail. Un taux élevé (à partir de 80%) indique une utilisation correcte de vos postes de travail, tandis qu’un taux faible (en dessous de 70%) peut signaler des espaces sous-utilisés. Un taux d’occupation entre 70% et 80% représente une situation assez équilibrée. Cela signifie que la majorité de vos bureaux & salles de réunion sont régulièrement utilisés, sans être surchargés. Vous utilisez bien vos espaces, mais il y a encore une petite marge d’amélioration !

En suivant ces étapes, vous obtiendrez une vue claire de l’occupation de vos bureaux, ce qui vous aidera à ajuster l’aménagement, et à prendre les bonnes décisions de gestion, selon VOS besoins réels.

Alors, quels sont les risques d’un taux d’occupation réel (trop) bas ?

Pas de surprise ! Un taux d’occupation réel trop bas, peut avoir des répercussions négatives sur plusieurs aspects de votre entreprise.

En d’autres termes, cela signifie que vous pourriez gaspiller des ressources financières & des espaces précieux, ce qui peut affecter le quotidien de vos collaborateurs, et limiter la flexibilité de votre organisation.

Finalement, et dans cette situation, vous vous retrouvez avec :

1. Des coûts élevés : vous payez pour des espaces que vous n’utilisez pas, ce qui peut entraîner des dépenses inutiles pour la location (par exemple, vous louez un étage entier d’un immeuble de bureaux, mais seulement la moitié est utilisée. Ainsi, vous payez le double de ce qui est nécessaire). Il en va de même pour le chauffage, la climatisation & l’entretien (notamment, pour le nettoyage qui reste constant, même si ces espaces ne sont pas occupés).

2. Une inefficacité de vos espaces de travail : si vos bureaux sont vides les ¾ du temps, suite à votre politique de télétravail, cela signifie que vos espaces de travail sont mal conçus, et trop grands par rapport à vos besoins actuels.

3. Un impact sur le moral de vos collaborateurs : des bureaux vides ne contribuent pas à la productivité. Au contraire, ils peuvent engendrer un sentiment d’abandon et de désorganisation au sein de l’environnement de travail, ce qui peut affecter la motivation & le moral des collaborateurs présents. À l’inverse, un environnement de travail animé favorise la collaboration, l’innovation & le sentiment d’appartenance.

4. Des opportunités manquées : des espaces vides peuvent être une occasion manquée pour accueillir de nouveaux projets, de nouvelles équipes, comme de nouvelles activités, limitant ainsi la croissance & l’innovation.

Vous comprenez désormais pourquoi l’optimisation des espaces de travail est devenue une priorité absolue pour les entreprises qui cherchent à trouver le juste équilibre entre l’efficacité des ressources & la satisfaction des collaborateurs.

Si vous souhaitez discuter des stratégies d’optimisation à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter ! Nos experts seront ravis de répondre à vos questions & d’échanger sur vos besoins (actuels comme futurs).

Taux d’occupation du lieu de travail vs. Taux de foisonnement : quelles différences ?

Le taux d’occupation & le taux de foisonnement sont deux mesures distinctes concernant l’utilisation des espaces de travail. Détaillons leurs différences en quelques mots :

• • Taux d’occupation : celui-ci mesure combien de postes de travail sont réellement utilisés par rapport au nombre total de postes disponibles. Par exemple, si vous avez 100 bureaux et que seulement 60 sont utilisés, votre taux d’occupation est de 60%. Par conséquent, il montre l’utilisation effective de vos espaces de travail au quotidien.

• • • Taux de foisonnement : pour mieux comprendre la différence avec le taux d’occupation, prenons un exemple. Imaginez que vous avez 100 bureaux, mais que votre entreprise autorise 150 personnes à utiliser ces bureaux en alternance (par exemple, certains travaillent à distance deux à trois jours par semaine). Votre taux de foisonnement serait alors de 0,7 (autrement dit : une moyenne de 7 postes de travail pour 10 collaborateurs), montrant que votre espace peut accueillir plus de personnes que votre nombre de bureaux disponibles grâce à une utilisation flexible & partagée. En d’autres termes, le taux de foisonnement évalue la flexibilité & la capacité d’accueil de vos bureaux, en tenant compte des variations dans l’utilisation.

✔  Ce que vous devez retenir : le taux d’occupation montre l’utilisation réelle des postes de travail, tandis que le taux de foisonnement reflète la capacité d’un espace à s’adapter à des besoins fluctuants.

Alors, faut-il calculer le taux d’occupation des espaces de travail, ou le taux de foisonnement ? Quelles stratégies adopter ?

Notez qu’il est utile de calculer à la fois le taux d’occupation & le taux de foisonnement, MAIS attention, chacun a un objectif différent.

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  • • Le taux d’occupation vous l’aurez compris, vous permet de comprendre combien de postes de travail sont (réellement) utilisés au quotidien, ce qui aide à déterminer si l’espace est utilisé efficacement, et à l’inverse, s’il y a des bureaux en surplus.

• • • Le taux de foisonnement quant à lui, révèle combien de personnes peuvent utiliser les bureaux en rotation, même si elles ne sont pas toutes présentes en même temps. Il est donc judicieux pour comprendre la flexibilité de vos espaces de travail & planifier de manière efficace le flex office, comme votre politique de télétravail.

Pour une gestion optimale, commencez par calculer le taux d’occupation pour ajuster vos espaces selon vos besoins actuels. Si ce taux est faible, cela peut signifier que vous avez trop de bureaux.

Ensuite, calculez votre taux de foisonnement pour savoir si vous pouvez adopter des solutions plus flexibles, comme le flex office & le télétravail, afin de mieux utiliser l’espace et offrir plus de souplesse à vos collaborateurs.

En combinant ces deux mesures, vous pouvez optimiser l’utilisation de vos bureaux tout en répondant aux besoins de vos équipes.

In fine, quels sont les avantages de mesurer le taux d’occupation de vos espaces de travail ?

1.  Réalisez des économies (non-négligeables) sur vos coûts.

Prenons un exemple : si en calculant votre taux d’occupation, vous découvrez que beaucoup de vos bureaux sont inoccupés, vous pouvez décider de réduire la taille de vos locaux, comme de les sous-louer. De même, si certaines zones ne sont utilisées qu’à mi-temps, vous pouvez réduire la fréquence du nettoyage dans ces espaces, économisant sur les coûts de service. En parallèle, moins de bureaux à chauffer et à éclairer réduit considérablement vos factures d’énergie.

2. Réinventez vos espaces de travail.

En suivant précisément l’occupation & l’utilisation de vos espaces de travail grâce à des outils comme Sharvy, vous pouvez adapter vos espaces en fonction des besoins (réels) de vos collaborateurs.

Par exemple, si ces derniers préfèrent le télétravail plusieurs jours par semaine, vous pouvez ajuster vos bureaux pour ces nouvelles habitudes, en créant de nouveaux espaces. Pensez par exemple à installer plus de postes de travail partagés, et de salles de réunion afin qu’ils se retrouvent & échangent sur divers sujets lorsqu’ils viennent dans les locaux. Ainsi, vous favorisez le travail collaboratif.

3.  Améliorez la Qualité de Vie & les Conditions de Travail (QVCT).

Si vous découvrez que certaines zones sont sous-utilisées, vous pouvez réaménager ces espaces pour les rendre plus confortables et accueillants. Par exemple, transformez des bureaux inutilisés en zones de détente avec des canapés & des plantes. Cela peut offrir à vos collaborateurs un endroit pour se reposer et se ressourcer.

À l’inverse, si vous découvrez que certains espaces sont souvent surchargés, vous pouvez réorganiser l’attribution de vos postes de travail. Cela principalement, pour travailler dans le calme, et pour éviter que trop de personnes se retrouvent dans la même zone, ce qui réduit le bruit & le stress, et rend l’environnement de travail plus agréable. Cela est tout à fait possible grâce à une solution dédiée, comme Sharvy.

Découvrez Sharvy en vidéo, pour une explication (+) explicite de la solution !

Enfin, en obtenant diverses données quant à l’utilisation & l’occupation de vos espaces de travail, vous pouvez plus facilement encourager des modes de travail flexible, comme le flex office, le desk sharing & le télétravail. Par exemple, si de nombreux postes sont inoccupés certains jours, vos collaborateurs peuvent choisir de s’installer où ils veulent dans les bureaux, selon leurs besoins & leurs préférences.

In fine, le calcul du taux d’occupation de vos espaces de travail permet d’améliorer la Qualité de Vie & les Conditions de Travail (QVCT). Notamment, parce qu’il participe à créer un environnement plus confortable & plus flexible, augmentant la satisfaction de vos collaborateurs.

En conclusion

De primes abords, l’analyse & le suivi du taux d’occupation de vos espaces de travail peut paraître technique, mais lorsqu’on s’y intéresse de plus près et qu’on utilise les bons outils, c’est un jeu d’enfant ! Qui plus est, c’est une démarche qui peut apporter de grands bénéfices.

En suivant l’occupation & l’utilisation de vos différents espaces, vous pouvez non seulement optimiser vos coûts, mais vous pouvez également transformer vos bureaux en environnements inspirants & productifs, disposant de zones de détente accueillantes, et d’une flexibilité qui permet à chacun de travailler comme il le souhaite.

Ainsi, ce n’est pas seulement bon pour votre budget, mais c’est aussi bon pour le moral & la créativité de vos équipes. Alors, lancez-vous ! Prenez le temps d’analyser l’occupation de vos espaces et voyez comment un petit changement peut faire une grande différence.

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