Workplace management software : ¿cómo elegir su solución?

Las empresas más inteligentes saben ahora que los espacios de trabajo son verdaderos santuarios donde la creatividad vuela y la productividad alcanza nuevas cotas.

Por extraño que parezca, muchas empresas (todavía) no aprovechan todo el potencial de sus espacios de trabajo. La razón es que la mayoría de las empresas están organizadas en silos, la antítesis de la colaboración y el intercambio de ideas.

Sin embargo, no es ningún secreto que la diversidad genera rendimiento. Por eso ha llegado el momento de romper las barreras entre los equipos y descubrir nuevas prácticas, como la oficina flexible, que conduzcan a una fertilización cruzada virtuosa de los equipos.

También deben replantearse sus espacios de trabajo, ya no en términos de personas, sino de usos. Es lo que se denomina gestión del puesto de trabajo. Espacios en los que surge una verdadera sinfonía de diseño, ergonomía y tecnologías.

Pero la migración a una nueva forma de organizar el trabajo suele ser laboriosa, oscilando entre la indiferencia (“¿Qué gano yo con esto?“) y la incomprensión (“¿Cómo lo hago?“) de los empleados.

Para remediar esta situación y garantizar el éxito de la transición, debe elegir cuidadosamente la solución de gestión del puesto de trabajo que le ayudará en el día a día. Fíjese en los criterios esenciales que debe tener en cuenta en este artículo.

¿Qué es un solución de Workplace Management ?

Los programas informáticos de gestión de puestos de trabajo ayudan a las empresas a gestionar sus espacios de trabajo. Su objetivo es estructurar y optimizar cada espacio, recopilando una serie de datos. Estas soluciones son especialmente útiles para configurar oficinas, identificar espacios infrautilizados y mejorar las condiciones de trabajo de los empleados.

Sin embargo, invertir en soluciones dedicadas a la gestión de oficinas, que hoy en día parecen tener cada vez más espacios vacíos, puede parecer contradictorio. Pero es una falsa impresión. Este software permite a las empresas comprender cómo se utilizan sus entornos de trabajo y crear nuevos espacios mejor adaptados a las necesidades actuales de sus empleados. 

Tanto si se trata de averiguar qué proporción de espacio se puede liberar para ahorrar, como de configurar el espacio de la mejor manera posible o de ofrecer las mejores condiciones de trabajo al personal que lo ocupa, es hora de que las empresas se doten de un solución de Workplace Management.

Gracias a los datos utilizables, las empresas pueden crear espacios de trabajo inteligentes que maximicen el uso de los recursos disponibles, al tiempo que contribuyen a mejorar el bienestar en el trabajo.

¿Por qué las soluciones de Workplace Management son más atractivo para las empresas?

1.  Las ventajas de una solución de gestión del puesto de trabajo para los empleados.

Antes de seguir adelante, recordemos un punto importante : la implantación de una solución de Gestión del Puesto de Trabajo va acompañada (generalmente) de la organización del trabajo en flex office.

Sin embargo, la ruptura con el patrimonio organizativo de las empresas que supone la oficina flexible implica muy a menudo un inevitable movimiento de oposición entre los empleados, antes de que sea aceptada.

Estas reacciones están justificadas: cambiar de oficina cada día significa tener que adaptarse a un desequilibrio que (realmente) no han elegido. Es en este punto donde encontramos la 1er ventaja de una solución de Gestión del Puesto de Trabajo, que se traducirá en los siguientes beneficios :

• • Una solución de Workplace management permite a los empleados recuperar el control de su entorno laboral. Es un punto importante, porque los empleados de hoy se enfrentan a una paradoja : por un lado, ven cada vez más espacios vacíos en las empresas. Por otro lado, existe una tensión real a diario en torno a la indisponibilidad regular de espacios de reunión.

• • Una solución innovadora para anticiparse a sus necesidades reservando un espacio de trabajo antes de su llegada al lugar. Pueden hacerlo a distancia, a cualquier hora del día. También tienen una visión general de los espacios de trabajo disponibles, a la hora y en la fecha en que quieren estar en la oficina. De este modo, desaparecen los conflictos de horarios y se mejora la experiencia de los empleados. Además, hoy en día no hay que subestimar la libertad y la autonomía que ofrece este entorno de trabajo flexible.

• • Una forma de absorber los inconvenientes de la oficina flexible. Según la solución que elija, puede crear zonas diferentes dedicadas a cada uno de sus equipos. Este es un punto importante, ya que ayuda a su personal a mantenerse orientado. También les ayuda a realizar una transición fluida a la oficina flexible. A partir de ese momento, cada equipo puede trabajar en una oficina flexible dentro de una zona definida y dedicada a ellos de forma permanente.

Como resultado, una solución de Workplace Management permite a sus empleados lograr un equilibrio más armonioso entre su vida profesional y personal. También ganan en productividad y eficacia.

2.  Las ventajas de una solución de gestión del puesto de trabajo para las empresas.

No hay duda : el teletrabajo ha conquistado el corazón de los empleados desde la pandemia del Covid-19. Según un estudio de elEconomista, ya es habitual que los empleados teletrabajen hasta 2 días a la semana.

Estas nuevas prácticas laborales están llevando a las empresas a replantearse la distribución de sus puestos de trabajo, que ya no reflejan las necesidades y actividades de sus empleados.

El objetivo ahora es (re)valorizar el tiempo pasado en la oficina. Esto se consigue invirtiendo la relación entre espacios individuales y colectivos. A partir de ahora, en lugar de dedicar el 70% de la superficie a puestos de trabajo individuales y el 30% a otras funciones, deben dar prioridad a los espacios de colaboración. En particular, estableciendo un equilibrio adecuado entre espacios informales y formales, de relajación y de concentración.

Para responder a estas nuevas exigencias, las soluciones de Workplace Management están de moda. He aquí una lista no exhaustiva de sus ventajas :

• • Una introducción fluida a estas nuevas formas de trabajar, al tiempo que se limitan los problemas que pueden surgir en un entorno de trabajo híbrido.

• • Seguimiento en tiempo real del uso de sus espacios de trabajo. Esto le permite identificar las zonas infrautilizadas, para que pueda optimizar el uso del espacio y reducir los costes asociados a la infrautilización.

• • Optimice la tasa de ocupación de sus espacios de trabajo. Con datos fiables sobre el uso de sus locales, podrá comprender el comportamiento de sus empleados y tomar las mejores decisiones de gestión.

• • Una forma de mejorar la calidad de vida y ofrecer un entorno de trabajo flexible. Al permitir reservar espacios de trabajo, las soluciones de Workplace Management evitan que los empleados se adelanten a los despachos, los ocupen una y otra vez u ocupen zonas comunes y salas de reuniones sin motivo aparente o válido.

• • Una solución innovadora para recopilar datos. Estos datos deben ser completos, accesibles y exportables. En particular, para que con unos pocos clics pueda identificar las áreas de mejora e iterar en línea con los objetivos internos. Puede tratarse de su organización del trabajo, de la disposición de sus espacios de trabajo o de su política de trabajo híbrido.

En general, las soluciones de gestión del puesto de trabajo facilitan la gestión del trabajo en oficinas híbridas y flexibles. Del mismo modo, los datos recogidos por estas soluciones le permiten mantener un entorno de trabajo dinámico que responda a las necesidades cambiantes de sus empleados.

No obstante, tanto si ya ha tomado una decisión como si no, empiece por realizar una auditoría de la situación actual. Para ello, y también para ayudarle en su proceso de optimización, ¡descargue nuestra checklist gratuita!

¿Qué criterios debe tener en cuenta para elegir tu solución de Workplace Management?

1.  Las características esenciales para mejorar el trabajo híbrido y el flex office.

Al igual que su empresa es única, también lo son las necesidades de sus empleados.

Así, lo que funciona para un competidor puede no tener el mismo impacto en su empresa. Por eso, incluso antes de empezar a buscar su solución de Workplace Management, debe identificar las necesidades y expectativas de sus empleados.

Una vez hecho esto, tendrá una idea más clara de las funciones a las que debe dar prioridad.

A continuación, identifique las soluciones que parecen responder a sus necesidades y a su presupuesto, y elabore una tabla clasificándolas por orden de preferencia (a primera vista). Enumera las ventajas e inconvenientes de cada una.

Por ejemplo, el uso masivo del teletrabajo, junto con nuevos métodos organizativos como la oficina flexible, el hot desking y el desk sharing, también está teniendo un gran impacto en la gestión de los aparcamientos. Por eso puede ser una buena idea encontrar una solución de Workplace Management que no sólo optimice el espacio de oficinas, sino también la gestión de los aparcamientos de las empresas… Si es así, su búsqueda ya está más afinada.

Así que tómese su tiempo para reserve una demostración de las soluciones que está considerando. Si lo prefiere, pida probar la aplicación gratuitamente, como hacemos en Sharvy, para tener una experiencia más práctica.

No obstante, aquí tienes una lista de las características que recomendamos :

• • • Reserva y liberación intuitiva de un puesto de trabajo.
    • Visualización en tiempo real de la disponibilidad.
    • Adición de criterios de búsqueda (doble pantalla, pantalla XXL, etc.).
    • Gestión de reservas (modificación y anulación en unos clics).
    • Definición de zonas de equipo (reserva de zona) para facilitar la cohesión y la interacción.
    • Informe de análisis y seguimiento de la tasa de ocupación de sus espacios de trabajo.
    • Plano dinámico para facilitar la localización de los puestos de trabajo.
    • Integración de HRIS y soluciones de terceros que utilice internamente.
    • Asignación automática de puestos de trabajo en función de reglas de prioridad definidas por el administrador.
    • Opciones de personalización para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.

2.  Criterios para elegir tu solución de Workplace Management.

Reconozcámoslo, hoy en día existe una gran variedad de solución de Workplace Management. Así que elegir una solución de reserva de puestos de trabajo no es tarea fácil. Así que, además de la funcionalidad y el coste, también hay que prestar atención a algunos criterios esenciales que le guiarán a través de esta amplia gama de soluciones.

✔  El apoyo y la diligencia del Servicio Cliente.

Elegir una solución de Workplace Management también significa elegir un proveedor de servicios. No sólo implantarán la solución en su empresa, sino que también le proporcionarán asistencia y actualizaciones. Por eso hay que comprobar su experiencia y sus credenciales, y asegurarse de que ofrecen una asistencia de calidad y están disponibles cuando se les necesita.

Así que asegúrese de que su proveedor de servicios le ofrece una gama de servicios para que pueda obtener respuestas rápidas y eficaces en caso de problemas. Por ejemplo, compruebe que ofrece :

• • Acceso a un FAQ en línea.
  • Formación para administradores y una guía del usuario.
  • Una base de conocimientos para responder a sus preguntas.
  • Un gestor de cuenta dedicado y asistencia disponible por chat y teléfono.

✔  Intuitivo y rápido de aprender.

Puede parecer obvio, pero no está de más repetirlo : tu solución de Workplace Management debe ahorrarle tiempo. Si no es fácil de usar para sus equipos, no se aprovechará (adecuadamente) su potencial. En consecuencia, es probable que sus empleados abandonen la solución. Y su inversión no será rentable.

Por tanto, la solución que esté considerando debe tener una interfaz fácil de entender y utilizar. Sus empleados no deberían necesitar al administrador para utilizarla. La adopción debería producirse de forma natural, gracias a su facilidad de uso.

✔  Una solución disponible en versiones web y móvil.

Piensa en el equipo que tienen tus empleados : puede ser un ordenador (de sobremesa y portátil), una tableta o incluso un smartphone. Asegúrese de que la solución que está considerando está disponible en todos los dispositivos. Tiene que adaptarse y verse bien en cualquier dispositivo, para que cada uno de sus empleados tenga una experiencia de usuario agradable.

Por supuesto, ¡la versión móvil no es insignificante! A diferencia de los sitios web, las aplicaciones tienen notificaciones push y siguen ofreciendo una mejor experiencia de usuario. Recuerde que se trata de una solución que sus empleados utilizarán a diario. Por eso su uso no debe ser restrictivo.

Para ello, la aplicación no sólo debe ser intuitiva, sino también “fácil de cargar“, con un tiempo de respuesta inferior a 3 segundos, para que la “tarea” de reservar un espacio de trabajo no se convierta en una monstruosidad en el día a día.

✔  Un sistema de conexión fiable.

En primer lugar, asegúrese de que la solución que está considerando ofrece una conexión de inicio de sesión único (SSO). Se trata de una tecnología de autenticación única que permite a sus usuarios conectarse a la solución utilizando su ID de empresa (por ejemplo, a través de Microsoft Azure o Google).

De este modo, no necesitan utilizar varias contraseñas “débiles” desde el punto de vista de la ciberseguridad. Le aconsejamos que opte por una solución SaaS que (en general) valide este criterio esencial.

Compruebe también que los datos personales se almacenan en Europa. Al mismo tiempo, asegúrese de que cumple con la política del RGPD. Se trata de adoptar una solución que respete las buenas prácticas de seguridad para proteger tu empresa y contribuir a mejorar la experiencia de los empleados.

✔  Integración sencilla con su ecosistema actual.

Por último, pero no por ello menos importante, debe asegurarse de que la solución que está considerando se integra fácilmente en su ecosistema. En particular, con :

• Su software HRIS (Lucca, Kelio, SAP, Cegedim, etc)
• Sus plataformas de comunicación (Microsoft Teams, Outlook, etc.)
• Otras herramientas profesionales internas (lectores RFID e insignias, por ejemplo).

Al conectarse a su ecosistema, la solución de Workplace Management puede tener en cuenta y garantizar una gestión adecuada de los días libres, las ausencias y los días de teletrabajo de los usuarios. Puede hacerlo, por ejemplo, bloqueando automáticamente las reservas para los días en cuestión. Además, evita que los empleados tengan que introducir los datos dos veces.

Sharvy, la solución de Workplace Management que elimina la presión de su empresa y simplifica sus procesos de trabajo.

Creada en 2018, Sharvy está dando forma al futuro de la movilidad & prestando atención a la experiencia del empleado de extremo a extremo. A través de una única aplicación, las empresas y las autoridades locales pueden facilitar y optimizar la gestión de sus espacios compartidos (aparcamientos, oficinas, puntos de recarga, otros recursos).

En un momento en el que la sociedad se centra en el individualismo, Sharvy quiere invertir la tendencia y restaurar la equidad, el compartir y la solidaridad dentro de las empresas. Esto se consigue poniendo fin a los criterios tradicionales de asignación basados en la antigüedad y/o la jerarquía.

Por ello, la solución Sharvy cuenta ya con más de 60 000 usuarios en una quincena de países, principalmente en Europa, que adoptan una actitud responsable y respetuosa con la comunidad.

Sharvy es, por tanto, una opción atractiva para las empresas que buscan una solución sencilla, segura e integrada en su ecosistema.

Gracias a su interfaz intuitiva y fácil de usar, ofrece una gestión dinámica y equitativa del espacio de trabajo. También ofrece funciones de reserva y programación, seguimiento en tiempo real del uso del espacio y opciones de personalización para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.

¿Quiere saber más sobre su configuración? Hablemos de una solución personalizada para su empresa.

En conclusión

En un mundo en el que la flexibilidad y la eficiencia se han convertido en requisitos clave, optimizar los espacios de trabajo es más importante que nunca, y añadir una solución de Workplace Management a su rutina diaria es una garantía de rendimiento a largo plazo.

También es una oportunidad para que su empresa innove y atraiga y retenga a sus mejores talentos. En particular, proyectando una imagen de empresa comprometida con el bienestar de sus empleados y su calidad de vida en el trabajo.

Con una solución de gestión del puesto de trabajo, estos objetivos no sólo son alcanzables, sino también medibles y escalables, lo que le permite adaptarse y prosperar en un entorno laboral en constante cambio.

¿Está convencido? Pues ahora es el momento de convertir su visión en una realidad operativa. Gracias a este artículo, ahora dispone de toda la información que necesita para comparar los programas de gestión del puesto de trabajo y elegir la solución más adecuada para usted.

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